ファイル名のルールを、事業所で決める
入れる項目、並び順、区切り文字、和暦・西暦の書き方を選べます。
「様」を付ける、苗字だけにする、連番を付けるといった細かい決まりにも。
流れでわかる
混ざったFAXが、
利用者ごとのPDFになるまで。
くらべてみる
15分の作業が、2分に。
FAXを受け取ったら、編集ソフトで開いて分けて、赤字を入れて、名前を付けて保存する。
その作業が、FAX分割ならひとつの画面で終わります。
1ファイルFAX 1通ぶん
13分短縮
10ファイル取り込みもまとめて1回
2時間15分短縮
| 件数 | いま | FAX分割を使ったあと |
|---|---|---|
| 1ファイル | 15分 | 2分 |
| 10ファイル | 2.5時間 | 15分 |
※ 導入前後の作業時間の比較例です。書類の枚数・内容や作業環境によって変わります。バーの長さは、件数ごとに「いま」の時間を基準にしています。
届いたFAX（PDF 1つ）
横向き・逆さまのページもまざっています 8ページが 5つのPDFに
このあと、手でやること
- 1枚ずつめくって、だれの・どの書類かを見分ける
- 横向き・逆さまのページを回して直す
- 編集ソフトで、利用者・書類ごとにページを切り出す×5
- 必要なページに、編集ソフトで赤字を入れる
- 「氏名・書類名・対象月」を打ち込む×5
- 保存先を開いて、1つずつ保存する×5
これを、FAXやスキャンが1通来るたびに、はじめから。
あなたがやるのは、この一覧を確かめて「一括保存」を押すことだけ。
まとめて処理
10件まとめて入れて、
終わったものから確かめる。
PDFの取り込みも1回で済むので、10ファイルなら2.5時間かかっていた作業が15分に。朝たまったFAXも、スキャンした書類の束も、1件ずつ入れて待つ必要はありません。
- 一度に10件まで選べる。FAXとスキャンがまざっていても同じように処理
- 1件ずつ別のタブに結果が並び、終わったタブから確かめ・直しができる
- 「全タブ一括保存」で、すべてのタブの結果を一度に保存
- 11件目からは「全タブクリア」をして、次の10件へ。回数の上限はありません
ふつうのFAXにも
分けないFAXも、
まとめて名前付け。
利用者が1人だけのFAXでも、取り込むだけで「氏名・書類名・対象月」の名前が付きます。受信したときの名前のまま並んでいるファイルを、10件まとめて読み込んで、名前をそろえて保存できます。
- 名前の付け方は、事業所で決めたファイル名ルールどおり
- 送付状が付いているFAXは、送付状を別のファイルに
- 付いた名前は、保存する前に1件ずつ直せる
使い方
やることは、3つだけ。
PCのブラウザで開いて、FAXやスキャンのPDFを入れるところから始めます。
-
01入れる
FAXやスキャンのPDFを、まとめて入れる
ドラッグするだけ。FAXで届いたPDFも、複合機でスキャンしたPDFも同じように扱えます。Google Drive から選ぶこともできます。
- 一度に 10件まで。1件ずつ別のタブに結果が並ぶ
- 1件 20MB・60ページまで
- スキャンは 200dpi 以上がおすすめ
-
02確かめる
分け方の案と、付いた名前を確かめる
ページの一覧、中身のプレビュー、できあがるファイルの一覧が並びます。AIが自信のないファイルには「要確認」が付きます。
- このページの後ろで分ける／選んだPDFをまとめる
- 向きを回す・名前を直す・赤字でメモする
-
03保存する
決めた保存先へ、まとめて保存
保存先は、PCのフォルダか Google Drive のフォルダを選べます。一度指定した保存先フォルダは次回も引き継がれるので、毎回フォルダを選び直す必要はありません。
- 保存先フォルダは、次に開いたときもそのまま
- 同じ名前のファイルは上書きせず、連番を付けて保存
- 送付状は一括保存から外しておける
機能
細かいところまで、
事業所のやり方に合わせて。
ページの向きを、そろえる
分けたあと、向きがはっきり分かるページは自動で正しい向きに。
迷うページは勝手に回さず、あなたの確認に回します。
職員や自事業所の名前と、まちがえない
職員・ケアマネの名前や自分の事業所名を登録しておくと、利用者名や相手先の事業所名として使いません。「＊＊ ＊＊」のように伏せ字（マスキング）になった利用者名も、読み替えを設定しておけば正しい名前でファイル名に入ります。
むずかしいPDFは、見ながら手で分ける
AIでは分けにくいPDFは「手動分割」で。ページを見ながら境目を指定し、向き・ファイル名・赤字のメモまで、その場で整えて保存できます。
安心して使うために
書類の中身は、
残さない。
利用者の個人情報が載った書類を扱うからこそ、どこに何が送られ、何が残らないのかをはっきりさせています。
-
アプリのサーバーに保存しない
入れたPDF、読み取った文字、分けた結果の中身は、アプリのサーバーに保存しません。
-
AIに送るのは、分け方の案をつくるときだけ
自動分割では、分け方の案をつくるためにPDFをAIの解析へ送ります。分けたPDFの書き出しは、お使いのブラウザの中で行います。
-
使える人を、あらかじめ決めておく
管理者が許可したアカウントだけがログインできます。
-
保存先は、自分で選ぶ
PCのフォルダ、ブラウザのダウンロード、または自分で選んだ Google Drive のフォルダ。Google Drive との接続はその場かぎりで、ページを読み込み直すと切れます。
よくある質問
導入前に、
よく聞かれること。
インターネットFAXのサービスですか？
いいえ。FAXを送ったり受けたりする機能はありません。いまお使いの複合機やインターネットFAXで受け取ったFAXを、PDFのまま取り込んで分割・名前付けするツールです。紙で届いたFAXも、スキャンしてPDFにすれば使えます。FAX番号や契約を変える必要はありません。
スキャンしたPDFでも使えますか？
はい。FAXで届いたPDFと同じように、複合機などでスキャンしたPDFも分割・名前付けできます。文字を読み取りやすくするため、200dpi以上でのスキャンをおすすめします。
利用者が1人だけのFAXでも使えますか？
はい。分割が必要ないFAXでも、取り込むだけで事業所のルールどおりに名前が付くので、受信したFAXの名前付けにも使えます。送付状が付いている場合は、送付状を別のファイルにします。
一度に何件まで処理できますか？
一度に10件まで入れられます。11件目からは「全タブクリア」をしたあとに次の10件を入れられ、回数の上限はありません。1件あたり20MB・60ページまでのPDFに対応しています。
AIの分け方がまちがっていたら？
画面上で、ページを分ける・まとめる・向きを回す・名前を直すことができます。AIが自信のないファイルには「要確認」が付きます。AIでは分けにくいPDFは、ページを見ながら手で分ける「手動分割」も使えます。
書類の中身は保存されますか？
入れたPDF、読み取った文字、分けた結果の中身は、アプリのサーバーに保存しません。自動分割では、分け方の案をつくるためにPDFをAIの解析へ送ります。
スマートフォンやタブレットでも使えますか？
PC専用です。Windows 11 または Mac のPCでお使いください（ブラウザは Google Chrome 最新版をおすすめしています）。スマートフォンやタブレットには対応していません。
手元のFAXで、
試してみませんか。
導入を相談する
デモのご希望も、お問い合わせフォームで受け付けています。
対応環境：Windows 11 または Mac の PC（Google Chrome 最新版を推奨）。スマートフォン・タブレットには対応していません。